Cómo cobrar una obra por certificaciones, paso a paso
En una obra que dura semanas o meses, cobrar todo al final es financiar al cliente con tu dinero: pagas materiales, jornales y subcontratas mucho antes de ver un euro. La forma habitual de evitarlo en construcción y en reformas grandes es cobrar por certificaciones: cada cierto tiempo se mide lo que se ha hecho, se valora con los precios del presupuesto y se factura. Bien planteado desde el contrato, es el sistema más justo para las dos partes. Mal planteado, es una fuente de discusiones. Vamos a verlo paso a paso.
Qué es una certificación de obra
Una certificación es un documento que recoge la obra ejecutada en un periodo (normalmente un mes o una fase), medida partida a partida y valorada con los precios del presupuesto aceptado. Por ejemplo: «Alicatado de paredes: 18 m² de 22 m² presupuestados». La suma de lo ejecutado, multiplicado por el precio de cada partida, es el importe de la certificación. Sobre ese importe se emite la factura.
Para que funcione, el presupuesto tiene que estar hecho por partidas con su medición. Si el presupuesto es un precio cerrado sin desglose, no hay forma objetiva de saber qué parte de la obra está hecha, y cada certificación se convierte en una negociación.
Certificación a origen: la forma de no equivocarse
Hay dos maneras de calcular cada certificación:
- Parcial: se mide solo lo hecho desde la última certificación.
- A origen: se mide todo lo hecho desde el principio de la obra y se le resta lo ya certificado antes.
La certificación a origen es la más recomendable porque corrige sola los errores: si en la anterior mediste de más o de menos, en la siguiente se ajusta. Un ejemplo con una obra presupuestada en 40.000 € sin IVA:
- Certificación 1: ejecutado a origen 12.000 €. Se factura 12.000 €.
- Certificación 2: ejecutado a origen 26.000 €, menos 12.000 € ya certificados. Se facturan 14.000 €.
- Certificación 3: ejecutado a origen 34.000 €, menos 26.000 €. Se facturan 8.000 €.
- Liquidación final: ejecutado a origen 40.000 € (más las partidas nuevas aprobadas, si las hay), menos 34.000 €. Se facturan 6.000 €.
En cada factura conviene que aparezca la referencia de la certificación, el total ejecutado a origen y lo facturado anteriormente, para que el cliente vea de un vistazo cómo va la obra.
Qué tiene que decir el contrato
- Periodicidad: mensual, por fases (demolición e instalaciones, revestimientos, acabados) o por hitos.
- Quién mide y cómo se aprueba: lo ideal es medir juntos o enviar la medición con fotos y dar un plazo para revisarla; pasado ese plazo sin objeciones, se da por aprobada.
- Anticipo y acopio de materiales: si pides un anticipo al empezar, cómo se descuenta en las certificaciones. Si compras material caro por adelantado (azulejo, muebles a medida), si se puede certificar el material acopiado en obra.
- Retención de garantía: en obras con constructoras y promotoras es habitual que se retenga un porcentaje de cada certificación (a menudo en torno al 5 %) hasta pasado un plazo después de terminar. Si te la aplican, que esté escrita: el porcentaje, el plazo y cómo se devuelve.
- Partidas nuevas: lo que no estaba en el presupuesto se valora antes de hacerlo y se aprueba por escrito (lo que en obra se llama «precio contradictorio»). Así no aparece por primera vez en una certificación.
- Plazo de pago: cuántos días tiene el cliente para pagar cada factura.
Plazos de pago e IVA
Si tu cliente es otra empresa, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo de pago de 30 días que se puede ampliar por acuerdo, pero sin pasar de 60 días desde la entrega o la prestación del servicio. Con particulares no se aplica esa ley, así que el plazo es el que pactéis: ponlo en el contrato.
Cada certificación se factura con su IVA. En la reforma de la vivienda de un particular puede aplicarse el 10 % si se cumplen los requisitos (vivienda con más de dos años de antigüedad y materiales aportados por ti que no superen el 40 % del total, entre otros). Y si trabajas como subcontrata de otra empresa en obras de construcción o rehabilitación, lo normal es que se aplique la inversión del sujeto pasivo: la factura va sin IVA y lo declara quien te contrata. En los dos casos, confírmalo con tu asesoría antes de la primera factura.
Errores que hacen perder dinero
- Certificar «a ojo», sin medición: cada certificación se discute.
- Hacer extras sin aprobación escrita: luego no hay forma de cobrarlos.
- Dejar pasar las certificaciones: si un mes no certificas, el desfase se acumula y el riesgo es tuyo.
- Olvidar la retención de garantía al calcular lo que vas a cobrar ese mes, o no reclamar su devolución cuando vence.
Cómo hacerlo con ObraSmart Pro
Si el presupuesto lo hiciste en ObraSmart Pro, ya tienes las partidas con su medición. Al facturar, puedes hacer la certificación a origen: indicas lo ejecutado hasta la fecha y el sistema añade las líneas negativas con lo ya facturado de esa obra, una por cada tipo de IVA, para que la factura salga por la diferencia. También puedes pedírselo a BertIA en el chat. Y si todavía no tienes el presupuesto bien desglosado, empieza por las partidas de un presupuesto de reforma.